PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

1.PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

1.1 Pentingnya manajemen informasi dalam perusahaan

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

Manajemen Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998).

Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi.

1. Kekompleksan tugas manajemen
2. Keberadaan alat untuk memecahkan masalah

1.2. Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Dalam pengelolaan manajemen pada perusahaan,manajer sangatlah berperan penting,sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keterampilan/keahlian dan pengetahuan manajemen.

1.2.1 Keterampilan Manajemen 

Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keterampilan/keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu:

1.   Keahlian komunikasi(communication skill)
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

2.   Keahlian Pemecahan Masalah(problem solving)
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.

Selain Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenapengetahuan manajemen Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.

• Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.

• Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

1.2.2 Manajer dan Sistem Perusahaan

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll).

Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)

1.   Subsistem dan Supersistem
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem.

2.   Jenis-jenis Sistem
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan (tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).

Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi untuk mewakili sistem fisik.

Sistem Perusahaan Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.

Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.

Pandangan Sistem ini:    1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

1.3 Data dan Informasi

Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai sedangkan Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.

  

1.4 Komputer sebagai elemen dalam sistem informasi

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.

• Perangkat keras (hardware)
• Perangkat Lunak(software)
• Prosedure
• User
• Basis Data
• Jaringan komputer dan komunikasi data

1.5 Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

1.5.1 Fokus pada Data (SIA / EDP)

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

1.5.2 Fokus pada Informasi (SIM) 

Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya. 

1.5.3 Fokus pada Pendukung Keputusan(SPK) 

Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

1.5.4 Fokus pada Komunikasi(Otomatisasi Kantor) 

  Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

1.5.5 Fokus pada Konsultasi(Sistem Pakar)

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen. 

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).

Keterangan gambar ;

• SIA    : Sistem Informasi Akuntansi
• MIS   : Manajemen Information System(Sistem informasi manajemen)
• DSS   : Dicision Supprot System(Sistem Pendukung keputusan)
• OA     : Offoce Outomation(Otomatisasi Kantor)
• ES      : Export System(Sistem Pakar)

1.6 Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User Computing,  yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri.

End user computing berkembang, karena empat pengaruh utama :

1. Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer
2. Antrian jasa informasi (Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan resource yang tersedia.)
3. Perangkat keras yang harganya semakin murah
4. Perangkat lunak yang siap pakai,semakin banyak 

 

Pengembangan CBIS mengikuti System Life Cycle (SLC), yang terdiri dari :

• Perencanaan
• Analisis
• Rancangan
• Penerapan
• Penggunaan